Team Building

Tu sai preparare una riunione?

Alcune settimane fa leggevo di un confronto tra il numero di riunioni che contraddistinguono la vita del manager italiano da quello (molto mitizzato) del suo collega d’oltreoceano.

Ciò che mi fa sempre un po’ ridere è la superficialità di alcune analisi. Non è il dato quantitativo a fare la differenza, bensì quello qualitativo. Non è il numero di riunioni a fare la differenza, bensì la qualità della riunione e più precisamente il saper gestire queste tre variabili:

  1. Perché
  2. Quando
  3. Come

Se sai gestire questi tre aspetti sarà difficile perdere tempo organizzando riunioni o perderlo perché non si è saputo organizzarle.

Perché organizzare una riunione?

Se non sai il motivo per il quale stai organizzando una riunione credo che il problema sia chiaro. Ogni riunione deve avere un perché, un motivo che spinge a riunire delle persone portandole via temporaneamente alla propria operatività quotidiana. È necessario sapersi fissare un obiettivo specificandolo nell’invito ai partecipanti e ricordandolo all’inizio dell’incontro.

I professionisti si riuniscono per acquisire e/o condividere informazioni che possono aiutare il proprio o il lavoro del team.

Una riunione può avere molti obiettivi. Ad esempio un incontro per raccogliere idee al fine di strutturare un progetto si svolgerà sotto forma di brain-storming e avrà come obiettivo quello di raccogliere idee e proposte. Diversamente un workshop avrà come obiettivo quello di far acquisire competenze e conoscenze ai partecipanti. Una riunione di coordinamento avrà l’obiettivo di stabilire lo stato avanzamento lavori delle attività di un team e magari di fissare gli le attività future. Una presentazione dovrà invece essere una comunicazione di una o più informazioni da una parte (il presentatore) all’altra (la platea).

Esistono molti tipi di incontri che noi chiamiamo semplicemente riunione, e ognuno di questi deve avere tassativamente un obiettivo ben preciso. Se così non fosse stai facendo qualcosa senza motivo e ciò, nel management è quantomeno problematico.

Quando organizzare una riunione?

Non esiste una regola a proposito, ma sia i team di progetto che team di processo dovrebbero avere dei momenti di confronto abbastanza frequenti (settimanalmente, ogni quindici giorni o una volta al mese). Nel caso di lavoro a progetto esistono le milestones che offrono un’ottima opportunità. Oltre alle riunione routinarie (termine orribile, spero mi perdonerai) esistono quelle stra-ordinarie come quelle per gestire una crisi inaspettata o su come cavalcare un evento di attualità imprevisto a proprio favore.

Come organizzare una riunione?

Ci sono degli accorgimenti che vanno presi nell’organizzare ogni riunione. Ad esempio:

  1. Condividere la tipologia di riunione e il tipo di coinvolgimento che si richiede ad ogni singolo partecipante
  2. Il motivo per il quale si è organizzata e per il quale si sono invitate le singole persone
  3. Un orario di inizio e uno di fine
  4. Un ordine del giorno
  5. Info e documenti (analisi, dati, report) richiesti da ognuno dei presenti

Questo per fare sì che ogni partecipante arrivi a proprio agio, con le idee chiare sul perché ci si riunisce e arrivi preparato con dati e numeri (e non sensazioni) sugli argomenti di cui si discuterà se ci sarà una discussione.

Anche quando chi partecipa non ha una parte attiva nell’incontro, come può essere ad esempio nel caso di una presentazione, è importante che venga messo sempre a proprio agio. Nell’ottica del marketing interno il partecipante alla riunione è un cliente, dobbiamo ottenere il massimo dalla sua partecipazione, che sia la comprensione del messaggio che vogliamo lanciare o che sia un’idea vincente per l’azienda. Avere chiaro in testa l’obiettivo della riunione, condividerlo e pensare a ottenere il meglio dai partecipanti è il principale dovere di chi organizza un’incontro, a tutti i livelli. Un team che non abbia cura dei propri membri non riuscirà a raggiungere il massimo risultato.

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È tutta una questione di Team

La domanda che mi pongo da qualche tempo è: quali sono gli sforzi che un social media manager compie per raggiungere gli obiettivi del proprio cliente?
E ancora: in che cosa consiste questo rapporto? esistono comportamenti virtuosi nella gestione del cliente? Quando delle difficoltà, in un progetto di Social Media Marketing, vengono dal flusso di lavoro a monte rispetto al mercato?
La risposta non può essere univoca ed esaustiva. Sicuramente esistono comportamenti virtuosi nella gestione del cliente e sicuramente un flusso di lavoro impostato bene fa sì che un team lavori al meglio senza eccessivo dispendio di energie.
Il rapporto tra consulente (parola che personalmente non amo) e organizzazione (non sempre il cliente è un’azienda) può assumere diverse forme. I due estremi sono:
A – La prima è quella del “ragazzo” che mi posta i link su Facebook (Magari il “ragazzo”, ha 40 anni, una laurea e un master in una prestigiosa Business School…). In questo caso il flusso di informazioni e di lavoro è a senso unico. Il committente comunica al “fornitore di servizi” il quale comunica al mercato.
B – La seconda è quella del consulente che gestisce  sì i social, ma contribuisce a creare valore in azienda supportandola nella stesura e nell’attuazione di un piano marketing integrato.
Il ruolo del social media manager va visto aziendalmente come un ingranaggio all’interno del sistema azienda, un tassello della supply chain da integrare nel processo aziendale, se si vuole approfittare delle risorse messe in campo senza buttare via soldi.
pensiamo a quanto cosa avere un consulente e ai benefici che se ne vogliono trarre. per farlo immaginiamo una squadra di calcio che gioca senza schemi e la risposta sarà presto chiara.
Ok, tutto chiaro, spero, ma cosa vuol dire integrare il lavoro del consulente nella supply chain aziendale?
Integrare, vuol dire far parte di una squadra. Vuol dire sapere che se l’azienda sta organizzando un meeting per la metà di giugno, forse è il caso di mettersi al lavoro almeno un paio di mesi prima per promuoverlo attraverso il web e i social network. Integrare vuol dire condividere informazioni, vuol dire coordinare. L’azienda è come il corpo umano e sempre di più questo corpo, ha arti “esterni” (cerca competenze in outsourcing). Più sono le figure “esterne”, più è necessaria coordinazione, in quanto queste ultime non vivono l’azienda dall’interno, in alcuni casi i consulenti non vivono neppure nella stessa nazione dell’azienda.
Da dove partire, allora per creare il team?