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Le 8 competenze del manager

Il guaio quando si parla di management è che si identifica spesso nella figura del manager esclusivamente colui che prende decisioni senza che ci si interroghi sul come vengano prese queste decisioni.

Le aziende più performanti hanno spesso portato innovazione soprattutto e innanzitutto nei metodi gestionali. Nelle organizzazioni evolute è parte della cultura aziendale infatti monitorare il processo decisionale del manager accertandosi quindi dell’efficacia del processo stesso.

Il cuore della questione sta appunto nel termine processo; la differenza tra un buon manager e un manager improvvisato sta appunto nella tipologia di processo decisionale messo in atto: il manager applica un processo razionale fondato su evidenze e dati, il manager improvvisato usa – ahimè – la pancia!

Ma allora qual è il processo decisionale ottimale?

Il processo decisionale migliore – più affidabile – si basa su evidenze e dati e sfrutta le competenze e strumenti per arrivare a prendere le decisioni migliori. Io ho identificato otto diverse competenze che un buon manager deve avere per essere efficace. Andiamo ad elencarle e successivamente ad approfondirle uno ad uno.

  1. Analisi
  2. Definizione degli obiettivi
  3. Pianificazione strategica
  4. Definizione dei KPI
  5. Pianificazione operativa
  6. Gestione della squadra
  7. Monitoraggio dei risultati
  8. Capacità di presentare relazioni

Analisi
La capacità di trovare e sfruttare i dati (quantitativi: numeri, cifre, etc.) per avere informazioni fondate è la prima competenza che un manager deve avere. È necessario avere confidenza con i numeri e con gli strumenti di calcolo necessari: fogli Excel, software di Business Intelligence, etc.

Definizione degli obiettivi 
Il cosiddetto goal setting. Si tratta della capacità di definire degli obiettivi in base alla fotografia emersa dall’analisi (ne ho anche parlato qui). Avendo una chiara fotografia della situazione (impossibile da avere senza aver fatto un’analisi puntuale sui dati) è necessario saper fissare obiettivi realistici e stimolanti (S.M.A.R.T.).

Pianificazione strategica
Con questi paroloni s’intende la capacità di definire con precisione il proprio target e la segmentazione di mercato ottimale. Inoltre fa parte della Pianificazione Strategica l’identificazione delle strategie di vendita e dei vantaggi competitivi espressi attraverso la Unique Selling Proposition. Nella PS si tratta di definire più precisamente possibile le linee guida per raggiungere gli obiettivi fissati nella fase precedente. Ovviamente ci troveremo ad avere diverse strategie (e quindi piani strategici) a seconda dei diversi mercati o nicchie che affrontiamo.

Key Performance Indicator
Per KPI s’intendono gli indicatori chiave di performance. Essendo chiave devono essere necessariamente pochi ed estremamente rilevanti. A questi è necessario poter accedere in tempi rapidi e frequentemente perché grazie a questi ci si può rendere conto se strategia e tattica attuate sono efficaci o se vanno aggiustate con interventi ad hoc (come avviene praticamente sempre).

Pianificazione operativa
La Pianificazione Operativa è la trasposizione pratica/quotidiana del Piano Strategico, e consiste nella capacità di assegnare i task alle persone più adeguate, specificando gli obiettivi e le tempistiche affinché la risorsa possa esprimere il proprio meglio. In questo caso la competenza sta nell’orchestrare con maestria le attività che andranno a comporre il processo che a sua volta andrà monitorato attraverso i KPI affinché porti i risultati attesi (definiti in dopo l’analisi).

Gestione della squadra
Questo è forse l’aspetto più facile da fraintendere. Si tratta di scegliere e far crescere le persone all’interno della squadra, metterle in condizione di dare il meglio attraverso continui stimoli e confronti. Gestire la squadra attivamente vuol dire preoccuparsi delle competenze e della formazione di ognuno dei suoi membri affinché questi insieme portino valore all’organizzazione attuando con efficacemente d efficientemente il Piano Operativo. Almeno una volta all’anno un buon manager dovrebbe organizzare dei feedback con il suo team verificando i risultati delle azioni e la gestione dei task affidati. Non dobbiamo comunque dimenticare che il fattore motivazionale passa da logiche inaspettate, dalla concessione delle ferie al fatto di ricordarsi del compleanno del figli/a, così come dal coinvolgimento delle persone nelle fasi più strategiche.

Monitoraggio dei risultati
Non si intende la lettura del bilancio. Si tratta di verificare se i risultati intermedi (possono essere giornalieri, settimanali, mensili o trimestrali, dipende dal business) attraverso i KPI definiti in partenza. Se il nostro business fosse una gara di automobilismo potremmo parlare della verità del tempo al giro e dei singoli parziali. Lo scopo del monitoraggio è verificare che la strategia stia producendo i risultati attesi ed eventualmente far capire dove intervenire.

Presentare relazioni, piani e idee
Management vuol dire padroneggiare la lingua scritta e parlata. Vuol dir sapere presentare un piano scritto, dei report e delle presentazioni. Senza documentazione scritta non stiamo parlando di management, bensì di improvvisazione. Un buon manager deve avere il coraggio di mettere per iscritto quali sono propri obiettivi e deve permettere la misurazione della propria performance. Saper rendicontare per iscritto delle attività svolte e saper prenotare idee, visioni o strategia cercando di trasmettere il valore delle proprie proposte con numeri e analisi sono doti rare, ma necessarie se si vuole essere un manager.

Conclusioni
È da mesi – forse anni – che mi ronza per la testa un post nel quale avrei voluto sintetizzare  il concetto per me più rappresentativo di management. Ogni volta che ho provato a stendere qualche parola al riguardot mi sono scontrato con definizioni e problemi accademici che portavano l’articolo ad un concettualismo inutile e che poco ha a che fare con il management reale.

Successivamente ho tentato di uscire da questo impasse pensando agli strumenti utili al manager per attuare la propria managerialità e questo ha aperto la strada ad una chiave di lettura che mi ha permesso di scrivere finalmente il pezzo che hai letto; alcuni giorni fa ho pensato che essere un manager è innanzitutto una questione di competenze, non di ruolo né di compenso. Essere manager – secondo me – vuol dire avere competenze manageriali e applicarle quotidianamente. Una volta abbracciata la chiave di lettura attraverso le competenze il gioco è stato facile: ho semplicemente dovuto ricostruire il percorso, il ciclo di vita di un piano razionale basato su evidenze e dati sulla base di ciò che ho studiato e letto, ma soprattutto vissuto negli ultimi 10 anni.

Ringrazio Domenico, amico innanzitutto ma anche compagno di studi, per i preziosi suggerimenti che mi hanno permesso di integrare il mio articolo iniziale!

Spero inoltre che questa veloce riflessione non esaustiva sia utile a te o a qualche tuo collega con la quale vorrai condividerla e ti ringrazio per aver dedicato alcuni minuti del tuo prezioso tempo alla lettura del mio post.

La gestione delle attività inizia offline

380213264741Una persona molto saggia, qualche tempo fa, mi disse: “è ricco chi ha tempo, non chi ha soldi!”

Dato che la mia missione, e non solo mia, è lavorare poco e guadagnare molto, anzi moltissimo, l’ottimizzazione del tempo è diventata una simpatica ossessione 🙂

Saper gestire il proprio tempo aiuta a lavorare meno, ma soprattutto meglio, visto che le nostre giornate le spendiamo compiendo attività spesso poco utili.

Quando ti ritrovi a lavorare 13 ore al giorno cerchi un rimedio a quella che potrebbe essere definita una malattia. Io ho creato un metodo semplice, anzi banale, per riuscire a non perdermi in mille sciocchezze.

Project Management
Il punto di partenza di tutto è il project management. Senza competenze di project management ci ritroveremo a lavorare il doppio del necessario. Solo avendo ben chiaro cosa vogliono dire termini quali attività, milestone e deadline (io preferisco dire scadenza) possiamo organizzarci al meglio. In molti dicono di conoscere il project management, e in molti mi hanno dimostrato di non sapere neppure di cosa si parli. La cosa migliore è leggere qualcosa di semplice al riguardo. A me è piaciuto Il Project Management – Tecniche e Processi, ma sono convinto ve ne siano di più economici e altrettanto utili.

Definire le attività
Per ogni cosa che devo fare, che sia un appuntamento o una riunione, mi chiedo sempre cosa fisicamente devo fare, quale documento devo produrre (nel 90% dei casi se non si deve produrre un documento l’attività è inutile) per i colleghi. Così genero tutta una serie di micro attività che mi aiutano a portare avanti i singoli progetti. Chiedetevi sempre: che cosa posso/devo fare? il frutto del mio lavoro lo presento con un report? o una presentazione? Quali informazioni è utile produrre?

Monitorare le attività
L’arco temporale che prediligo è quello dei sette giorni. Il mio metodo per gestire le attività che dovrò svolgere durante la settimana consiste nel preparare un foglio A4 con pochi semplici campi:

  1. Il numero della settimana alla quale si fa riferimento
  2. Una tabella con 3 colonne per il monitoraggio delle attività
  • La prima colonna la dedico al progetto di riferimento (o al cliente).
  • La seconda colonna mi serve per scrivere l’attività che dovrò svolgere.
  • Nella terza colonna inserisco la scadenza.

Ovviamente ad ogni riga corrisponde un’attività.

Competenze prima che strumenti
Gestire il proprio lavoro non dipende dagli strumenti che si utilizzano, bensì dalle competenze che ci guidano nel loro utilizzo. Se l’idea di utilizzare un foglio di carta e una matita non vi alletta, esistono mille strumenti alternativi per la gestione dei propri flussi di lavoro. Poco importa quale software usiate, l’importante è che funzioni.

Scadenze come se piovesse
Focalizzatevi sempre sulle attività e sulle scadenze, tanto quando il processo lo controllate voi dall’inizio alla fine così come quando siete legati ad attività di altri. Soprattutto in quest’ultimo caso è importantissimo essere concentrati sulle scadenze. Non potete immaginare (o forse sì!) quante persone lavorano senza curarsi di dare scadenze ai colleghi.

Il venerdì pomeriggio, o il lunedì mattina, solitamente mi preoccupo di compilare il foglio, dopo aver verificato l’effettivo adempimento delle attività della settimana appena passata. È importante capire quanto la vostra settimana sarà intensa e quanto tempo vi rimane per attività necessarie e importanti come la contabilità o la formazione.

Se voi usate metodi alternativi suggeriteli qui sotto, nei commenti, che non si ha mai finito di imparare.