Project Management

Come si prepara il foglio attività?

In più di un’occasione ho scritto a proposito degli strumenti migliori per comunicare e coordinarsi all’interno di un team. Il foglio attività è uno strumento utile per chi lavora in team, soprattutto quando i team sono, come spesso accade oggi, composti da professionisti localizzati anche a decine di chilometri (o centinaia nel mio caso).

Un foglio attività di questo tipo va aggiornato settimanalmente, ma si possono fare eccezioni sulla base del carico di lavoro. Ci si può trovare il lunedì mattina per pianificare la settimana appena iniziata o il venerdì pomeriggio per pianificare quella successiva. Si tratta di una riunione, quindi si affronta in team e le singole attività vanno concordate tra responsabile del team e responsabile dell’attività. Non ha senso farlo se devono essere attività imposte dal responsabile del team.

Come ogni incontro che non sia un workshop con obiettivi specifici, pure questo tipo di incontri non deve durare più di 1 ora. Se il team è molto numeroso si può valutare di dedicare un’incontro per ogni gruppo di 2 o 3 membri. In questi casi esistono molte alternative da provare. Non spaventatevi se i primi incontri non vanno come previsto, ci vogliono un paio di mesi per ingranare.

Il foglio attività può un semplice a4 (anche più di uno) suddiviso in righe e colonne

Le righe

Ogni riga corrisponde ad una attività. La cosa più difficile per chi non ha una formazione in materia organizzativa o di management è far capire cosa sia un’attività.

Ad esempio esportare il prodotto x in Canada non è un’attività, è un progetto. Gestire il sito e i canali social non è un’attività, è una mansione. Contattare l’export manager Tizio per preparare l’offerta da presentare al nostro possibile cliente canadese è un’attività. Preparare una bozza di offerta da discutere con l’Export manager Tizio durante la telefonata è un’attività. Scrivere il post da pubblicare giovedì sul blog del cliente è un’attività. Un’attività consiste in una serie di azioni volte ad uno scopo.

Le colonne

Io ero solito utilizzare 4 colonne (da destra a sinistra)

  1. Progetto/Area di Lavoro
  2. Attività
  3. Responsabile
  4. Scadenza

Per chi lavora a progetto è forse più facile compilare la prima colonna. va da sé che per ogni progetto si possono avere più righe. Per chi non lavora a progetto è necessario capire che tipo di suddivisione del lavoro attuare. Quella per aree di lavoro è quella che preferisco.

L’Attività va descritta in maniera chiara e inequivocabile, e affidata ad un Responsabile che dovrà portarla a termine entro una Scadenza. Senza identificare responsabili e scadenze non si parla di management, sia ben chiaro. Ogni attività va inserita in un contesto temporale, che nel mio caso è la settimana. Trovo inutile inserire nel foglio attività della settimana 42-2015 un’attività che va svolta entro la settimana 23-2016.

Quando si parla di attività organizzative è necessario capire quali benefici portano. In molti casi la risposta è che è una perdita di tempo. Oltre al fatto che questa NON è una risposta razionale, bisogna comunque rendere conto di quali strumenti alternativi vengono messi in campo. I vantaggi indiscutibili di una gestione di questo tipo sono:

  1. Si ha un contatto razionale con il team. Razionale significa che ha avviene in luoghi e momenti preposti al coordinamento e non in pausa caffè.
  2. Il team leader ha un contatto frequente senza però rubare troppo spazio all’operatività (1 ora alla settimana costituisce il 2,5% del tempo lavorativo settimanale).
  3. Il team leader sa precisamente quali membri del team sono sovraccarichi e quali invece hanno poche mansioni. Si ha una visione chiara e razionale del volume di lavoro del team.
  4. I membri del team hanno settimanalmente una panoramica chiara di quelle che sono le attività da svolgere. Sanno quanti e quali attività viene chieste loro di svolgere.
  5. L’operato dei membri del team è misurabile razionalmente.

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Risalire sulla barca rovesciata

Tutte le barche si rovesciano. Prima accetti questo aspetto della vita in ogni suo declinazione, prima ti metti al lavoro per essere bravo nel risalire. Accettare il fatto che il naufragio è un aspetto strutturale del progetto ti permette di capire che per essere un vincitore devi essere bravo a risalire sulla barca.

Nella vita sono un vinto, io corro per vendetta, corro per rifarmi (Marco Olmo)

Tutti noi lo siamo. Tutti abbiamo affrontato il naufragio, la sconfitta. È inevitabile: il ricorrere allo storytelling della scusa ci aiuterà solo a evitare di migliorare. Lo storytelling della scusa ci porterà a partire per un’altra spedizione che finirà in un già noto naufragio.

“C’è una buona notizia” scrive Pietro Trabucchi in Resisto quindi sono (Corbaccio 2010), la resilienza è una capacità dell’uomo che possiamo aumentare con la pratica. La resilienza è la capacità di rimanere motivati nel tempo, di essere determinati nonostante le difficoltà, la capacità di non mollare.

Questo è ciò che ci insegna la pratica, affrontare ogni naufragio come il trampolino di lancio di un nuovo progetto, rialzarsi ed essere un passo più vicini al successo cercato. In questo lo storytelling gioca un ruolo centrale in fase di ricostruzione cognitiva, come abbiamo visto qui.

Non so quante volte raggiungerai il tuo obiettivo, ma so per certo che naufragherai spesso quindi non aspettare che qualcuno ti tragga in salvo, risali sulla barca e ricomincia a remare.

E se qualcuno ti fa notare che stai sbagliando prova a metterti in dubbio 😉

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I 5 fattori chiave per la riuscita del progetto

Ogni volta che si dia il via ad un progetto è insito il rischio di fallimento. Quello che puoi fare per diminuire questo rischio è assicurarti di partire con il piede giusto. Ogni progetto è una questione a sé, mercati diversi, concorrenti diversi, dinamiche e scenari differenti. Ma sotto alcuni aspetti tutti i progetti sono accomunati da alcuni fattori:

  1. Un’analisi
  2. Uno o più obiettivi
  3. Una serie di azioni coordinate da un piano per raggiungere lo/gli obiettivo/i
  4. Un risultato (raggiungimento o meno del/degli obiettivi)

Affinché gli sforzi si traducano nel raggiungimento dell’obiettivo servono 5 fattori ben precisi.

1. Budget
Senza soldi non si va da nessuna parte. Il 99% dei progetti ha bisogno di essere finanziato per stare in piedi. Perché? Perché tutto ha un costo. Il nostro tempo, le risorse delle quali necessitiamo per portare aventi le attività, i materiali o le consulenze… La lista è lunghissima. Non avere un budget è probabilmente il metodo migliore per evitare di raggiungere il risultato sperato.

2. Competenze Specifiche
Starai pensando che alla fine vado sempre a parare qui. È vero! Senza competenze non vai da nessuna parte. Meno competenze possiedi, maggior budget ti servirà per assumere chi le competenze le ha veramente. Senza il “saper fare” le attività pianificate dal progetto saranno tentativi più o meno maldestri di fare qualcosa che in realtà non si sa bene cosa sia. Se il mo progetto prevede la costruzione di una casa dovrò avere competenze in ambito edile, impiantistico etc. affinché il risultato sia quello sperato. Così come se il mo progetto consiste nello studiare un nuovo menu per il mio ristorante dovrò avere competenze culinarie e di contabilità analitica per poter offrire ottimi piatti con marginalità interessanti.

3. Competenze Gestionali
Cosa vuol dire avere struttura? Per struttura intendo metodologia. Saper strutturare un progetto significa orchestrare le attività in base alle competenze del team in un processo ben definito che porti al raggiungimento di uno o più risultati. Saper lavorare a progetto è una competenza non da poco. Quante volte ti è capitato di vedere progetti per lo sviluppo di un nuovo prodotto mai messi per iscritto o senza studio di mercato e identificazione dei bisogni del cliente? Progetti del genere non sono progetti: sono tentativi spesso riusciti di buttare via soldi e tempo. Un progetto deve pianificare, e non c’è pianificazione che non vada messa per iscritto. Un piano necessita spesso di diverse fasi al termine delle quali si tirano le somme per andare avanti (milestones), se queste sono sono mentali nella testa di un improvvisato project manger allora c#è qualcosa che non va.

4. Perseveranza
La perseveranza è tutto. Si possono avere master e lauree, ma se non si ha la perseveranza non si va molto lontano. La perseveranza è quella forza che nei momenti più bui in mezzo a mille difficoltà ti fa dire: “aspetta un attimo, ce la posso fare”! Parliamo di un atteggiamento mentale che ci spinge da dentro a superare le difficoltà anziché arrendersi. Di questo particolare aspetto ne ho parlato nel mio post sulla resilienza ovvero la capacità di mantenere la motivazione anche durante periodi di tempo prolungati.

5. Tempo
Il fattore tempo è uno di quegli aspetti ai quali nessuno pone mai troppa attenzione, ma è determinante. Il tempo non lo puoi acquistare. Non è neppure un fattore se vogliamo ben vedere, bensì una dimensione nella quale il progetto trova il suo essere. Senza una finestra di tempo di tempo adeguata nessun progetto potrà mai trovare successo. A me è capitato un paio di volte di parlare con persone che volevano iniziare un progetto di Social Media Marketing e ottenere risultati in due settimane o un mese. Più il progetto è strategico e maggiore è il tempo di cui abbiamo bisogno per ottenere i risultati previsti.

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La gestione delle attività inizia offline

380213264741Una persona molto saggia, qualche tempo fa, mi disse: “è ricco chi ha tempo, non chi ha soldi!”

Dato che la mia missione, e non solo mia, è lavorare poco e guadagnare molto, anzi moltissimo, l’ottimizzazione del tempo è diventata una simpatica ossessione 🙂

Saper gestire il proprio tempo aiuta a lavorare meno, ma soprattutto meglio, visto che le nostre giornate le spendiamo compiendo attività spesso poco utili.

Quando ti ritrovi a lavorare 13 ore al giorno cerchi un rimedio a quella che potrebbe essere definita una malattia. Io ho creato un metodo semplice, anzi banale, per riuscire a non perdermi in mille sciocchezze.

Project Management
Il punto di partenza di tutto è il project management. Senza competenze di project management ci ritroveremo a lavorare il doppio del necessario. Solo avendo ben chiaro cosa vogliono dire termini quali attività, milestone e deadline (io preferisco dire scadenza) possiamo organizzarci al meglio. In molti dicono di conoscere il project management, e in molti mi hanno dimostrato di non sapere neppure di cosa si parli. La cosa migliore è leggere qualcosa di semplice al riguardo. A me è piaciuto Il Project Management – Tecniche e Processi, ma sono convinto ve ne siano di più economici e altrettanto utili.

Definire le attività
Per ogni cosa che devo fare, che sia un appuntamento o una riunione, mi chiedo sempre cosa fisicamente devo fare, quale documento devo produrre (nel 90% dei casi se non si deve produrre un documento l’attività è inutile) per i colleghi. Così genero tutta una serie di micro attività che mi aiutano a portare avanti i singoli progetti. Chiedetevi sempre: che cosa posso/devo fare? il frutto del mio lavoro lo presento con un report? o una presentazione? Quali informazioni è utile produrre?

Monitorare le attività
L’arco temporale che prediligo è quello dei sette giorni. Il mio metodo per gestire le attività che dovrò svolgere durante la settimana consiste nel preparare un foglio A4 con pochi semplici campi:

  1. Il numero della settimana alla quale si fa riferimento
  2. Una tabella con 3 colonne per il monitoraggio delle attività
  • La prima colonna la dedico al progetto di riferimento (o al cliente).
  • La seconda colonna mi serve per scrivere l’attività che dovrò svolgere.
  • Nella terza colonna inserisco la scadenza.

Ovviamente ad ogni riga corrisponde un’attività.

Competenze prima che strumenti
Gestire il proprio lavoro non dipende dagli strumenti che si utilizzano, bensì dalle competenze che ci guidano nel loro utilizzo. Se l’idea di utilizzare un foglio di carta e una matita non vi alletta, esistono mille strumenti alternativi per la gestione dei propri flussi di lavoro. Poco importa quale software usiate, l’importante è che funzioni.

Scadenze come se piovesse
Focalizzatevi sempre sulle attività e sulle scadenze, tanto quando il processo lo controllate voi dall’inizio alla fine così come quando siete legati ad attività di altri. Soprattutto in quest’ultimo caso è importantissimo essere concentrati sulle scadenze. Non potete immaginare (o forse sì!) quante persone lavorano senza curarsi di dare scadenze ai colleghi.

Il venerdì pomeriggio, o il lunedì mattina, solitamente mi preoccupo di compilare il foglio, dopo aver verificato l’effettivo adempimento delle attività della settimana appena passata. È importante capire quanto la vostra settimana sarà intensa e quanto tempo vi rimane per attività necessarie e importanti come la contabilità o la formazione.

Se voi usate metodi alternativi suggeriteli qui sotto, nei commenti, che non si ha mai finito di imparare.

Dal mito del ROI alla realtà del progetto

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La parola magica negli ultimi anni è ROI.

ROI, il Return On Investment, è un indice aziendale cha sta a calcolare appunto il ritorno economico su un investimento, o per meglio dire la redditività del capitale investito.
Calcolarlo è molto semplice, risultato operativo diviso capitale netto investito. Fin qui non ci piove.

I problemi che emergono quando si ha a che fare con il ROI sono ahimè diversi.
Il ROI è un indice aziendale e ha senso quando i dati dell’operazione (Risultato Operativo e Capitale Netto Investito) sono attendibili. Ciò non risulta difficile se vogliamo calcolare il Return On Investment di una azienda, ma ci può causare diversi problemi quando vogliamo applicare la formula magica a singole attività su specifici canali di vendita. In breve, calcolare il ROI di un progetto di marketing può risultare una forzatura.

Se la mia azienda opera in più canali potrebbe essere fuorviante dare troppa credibilità al ROI di un singolo canale in quanto i ricavi da esso derivanti potrebbero non essere legati al capitale investito direttamente per promuovere il brand. Inoltre nel calcolo spesso ci si dimentica delle risorse umane impiegate (il capitale investito NON è solo il costo dei click) e di tutta una serie di costi impossibili da suddividere per canali (come i costi di R&D).

La differenza tra l’imprenditore e il contabile sta proprio nel sapere andare al di là dei numeri per ottenere risultati concreti. Sta nel sapere vedere/intuire ciò che succederà senza doverlo leggere da qualche parte. Nella matematica dell’imprenditore 1+1 non fa sempre 2.

Il nocciolo della questione è allora non è più il ROI, ma il progetto. Le competenze di Project Management portano alla definizione di una squadra di lavoro e alla definizione di obiettivi specifici (i famosi obiettivi SMART non sono una favola). La vera sfida nell’apertura di un progetto è capire di che cosa ha bisogno l’azienda per la quale lavoriamo. Diciamo subito che “vendere” non è di per sé un obiettivo, ok?

Per sapere di cosa ha bisogno il nostro cliente dobbiamo conoscere alcune importanti informazioni:

  1. Cosa offre l’azienda al mercato
  2. Quali canali presidia e quali no
  3. Quali sono i target ai quali si rivolge (gli influencer, i prescrittori, sono un target)
  4. Quali performance ha ottenuto e perché
  5. Cosa fanno i competitors e come lo fanno

Non c’è progetto senza le fasi di analisi (e quindi conoscenza delle informazioni), definizione degli obiettivi e un preciso scadenzario. Inoltre, avere degli obiettivi chiari in mente aiuta a svolgere bene il proprio lavoro. Se poi gli obiettivi sono condivisi trasparentemente con il cliente, si riducono le possibilità di scomodi fraintendimenti. Il cuore del progetto sta nell’obiettivo che il team di progetto si pone. No target, no party! La migliore, a parer mio, soluzione è sempre la cultura e l’informazione. Se un’azienda si affida a consulenti esterni, lo fa anche affinché questi portino comunque delle competenze in azienda.

Non sempre fissarsi su obiettivi quantitativi è la scelta migliore e soprattutto non è detto che un obiettivo economicamente misurabile sia economicamente più importante per l’azienda. Mentre è sempre un vantaggio per l’azienda rivolgersi a consulenti che non assecondano, ma che guidano l’imprenditore o il manager verso le scelte migliori anche se in un primo momento meno facili da cogliere.

La chiave del successo di un progetto non la si misura con un numero, ma certo aver strutturato il proprio lavoro professionalmente e in maniera coordinata con le varie “forze” aziendali è la migliore garanzia.