Gestione del Tempo

3 strumenti utili per non perdere il focus

In ogni disciplina, dallo sport allo studio e la vita professionale non fa certo eccezione, la preparazione è tutto. Non basta mai il talento per raggiungere un obiettivo. È sempre necessario prepararsi attraverso una serie di attività.

Il 12 settembre correrò la mia prima mezza maratona e per allora voglio essere preparato. Lunedì 25 maggio ho svolto il primo di 48 allenamenti che mi porteranno a poter correre la mezza di Stoccolma in meno di 2 ore e 15 minuti (spero). 48 allenamenti suddivisi in tre sessioni alla settimana, lavorando con ripetute e lunghi lenti domenicali.

Un tabella da rispettare mi aiuta a non fare il furbo. Così come utilizzare delle check list mi aiuta a preparare riscaldamento e stretching prima di ogni uscita. Calendarizzare i propri impegni e le proprie attività ci rende più conoscenti del tempo che dobbiamo dedicare alle diverse attività del nostro lavoro. Gestire in maniera strutturata il tempo mi permette di risparmiarne moltissimo per scrivere, leggere o passare qualche ora in più con i miei figli.

Ecco i tre strumenti che utilizzo io per essere efficiente in quello che faccio:

1. Calendario Mensile
Ce ne sono a decine, ma io uso iCal sincronizzato con i miei calendari su Google. Ne uso uno per ogni progetto che gestisco o al quale partecipo. Questo diventa uno strumento di condivisione e sincronizzazione con gli altri membri del team, ma mi da allo stesso tempo la possibilità di organizzare le mie attività che non siano nell’immediato. Vi inserisco appuntamenti e scadenze, non attività. Avere una prospettiva mensile nella gestione delle proprie attività è a parer mio un buon orizzonte dal quale partire.

2. Piano Settimanale
La settimana è una delle unità di misura temporali più facili da utilizzare e avere un piano che mi permetta di gestire i miei appuntamenti, le call conference o altri impegni, magari esterni alla mia attività mi permette di gestire il mio tempo in maniera ottimale. Per questo uso una pagina di iCal stampata che riempio il lunedì mattina con le attività presenti nella lista della quale parlo al punto 3.

1. Lista Attività
Questo è il documento per me più importante. È una lista che preparo il lunedì mattina o nel week end. Vi inserisco a penna, nero su bianco (io uso un quaderno, ma potete usare app come Evernote che vanno benissimo) tutte le attività che voglio fare entro la fine settimana successiva (mandare mail, scrivere report, preparare inserzioni ppc o scrivere articoli, etc.). Oltre a scrivere la vera e propria attività inserisco i documenti che devo produrre, come mail report, analisi su excel, business plan, etc.

Man mano che i giorni passano depenno dalla lista le attività svolte e ne aggiungo altre sono subentrate come urgenze. Grazie al confronto con i due calendari, mensile e settimanale, posso capire che attività hanno la precedenze e quando ritagliarmi il tempo per farle. Una ulteriore nota positiva è che dopo qualche mese ci si rende conto di quanto effettivamente si sia lavorato e di quanto poco tempo si sia buttato via in quisquilie.

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La gestione delle attività inizia offline

380213264741Una persona molto saggia, qualche tempo fa, mi disse: “è ricco chi ha tempo, non chi ha soldi!”

Dato che la mia missione, e non solo mia, è lavorare poco e guadagnare molto, anzi moltissimo, l’ottimizzazione del tempo è diventata una simpatica ossessione 🙂

Saper gestire il proprio tempo aiuta a lavorare meno, ma soprattutto meglio, visto che le nostre giornate le spendiamo compiendo attività spesso poco utili.

Quando ti ritrovi a lavorare 13 ore al giorno cerchi un rimedio a quella che potrebbe essere definita una malattia. Io ho creato un metodo semplice, anzi banale, per riuscire a non perdermi in mille sciocchezze.

Project Management
Il punto di partenza di tutto è il project management. Senza competenze di project management ci ritroveremo a lavorare il doppio del necessario. Solo avendo ben chiaro cosa vogliono dire termini quali attività, milestone e deadline (io preferisco dire scadenza) possiamo organizzarci al meglio. In molti dicono di conoscere il project management, e in molti mi hanno dimostrato di non sapere neppure di cosa si parli. La cosa migliore è leggere qualcosa di semplice al riguardo. A me è piaciuto Il Project Management – Tecniche e Processi, ma sono convinto ve ne siano di più economici e altrettanto utili.

Definire le attività
Per ogni cosa che devo fare, che sia un appuntamento o una riunione, mi chiedo sempre cosa fisicamente devo fare, quale documento devo produrre (nel 90% dei casi se non si deve produrre un documento l’attività è inutile) per i colleghi. Così genero tutta una serie di micro attività che mi aiutano a portare avanti i singoli progetti. Chiedetevi sempre: che cosa posso/devo fare? il frutto del mio lavoro lo presento con un report? o una presentazione? Quali informazioni è utile produrre?

Monitorare le attività
L’arco temporale che prediligo è quello dei sette giorni. Il mio metodo per gestire le attività che dovrò svolgere durante la settimana consiste nel preparare un foglio A4 con pochi semplici campi:

  1. Il numero della settimana alla quale si fa riferimento
  2. Una tabella con 3 colonne per il monitoraggio delle attività
  • La prima colonna la dedico al progetto di riferimento (o al cliente).
  • La seconda colonna mi serve per scrivere l’attività che dovrò svolgere.
  • Nella terza colonna inserisco la scadenza.

Ovviamente ad ogni riga corrisponde un’attività.

Competenze prima che strumenti
Gestire il proprio lavoro non dipende dagli strumenti che si utilizzano, bensì dalle competenze che ci guidano nel loro utilizzo. Se l’idea di utilizzare un foglio di carta e una matita non vi alletta, esistono mille strumenti alternativi per la gestione dei propri flussi di lavoro. Poco importa quale software usiate, l’importante è che funzioni.

Scadenze come se piovesse
Focalizzatevi sempre sulle attività e sulle scadenze, tanto quando il processo lo controllate voi dall’inizio alla fine così come quando siete legati ad attività di altri. Soprattutto in quest’ultimo caso è importantissimo essere concentrati sulle scadenze. Non potete immaginare (o forse sì!) quante persone lavorano senza curarsi di dare scadenze ai colleghi.

Il venerdì pomeriggio, o il lunedì mattina, solitamente mi preoccupo di compilare il foglio, dopo aver verificato l’effettivo adempimento delle attività della settimana appena passata. È importante capire quanto la vostra settimana sarà intensa e quanto tempo vi rimane per attività necessarie e importanti come la contabilità o la formazione.

Se voi usate metodi alternativi suggeriteli qui sotto, nei commenti, che non si ha mai finito di imparare.