Competenze

Le 8 competenze del manager

Il guaio quando si parla di management è che si identifica spesso nella figura del manager esclusivamente colui che prende decisioni senza che ci si interroghi sul come vengano prese queste decisioni.

Le aziende più performanti hanno spesso portato innovazione soprattutto e innanzitutto nei metodi gestionali. Nelle organizzazioni evolute è parte della cultura aziendale infatti monitorare il processo decisionale del manager accertandosi quindi dell’efficacia del processo stesso.

Il cuore della questione sta appunto nel termine processo; la differenza tra un buon manager e un manager improvvisato sta appunto nella tipologia di processo decisionale messo in atto: il manager applica un processo razionale fondato su evidenze e dati, il manager improvvisato usa – ahimè – la pancia!

Ma allora qual è il processo decisionale ottimale?

Il processo decisionale migliore – più affidabile – si basa su evidenze e dati e sfrutta le competenze e strumenti per arrivare a prendere le decisioni migliori. Io ho identificato otto diverse competenze che un buon manager deve avere per essere efficace. Andiamo ad elencarle e successivamente ad approfondirle uno ad uno.

  1. Analisi
  2. Definizione degli obiettivi
  3. Pianificazione strategica
  4. Definizione dei KPI
  5. Pianificazione operativa
  6. Gestione della squadra
  7. Monitoraggio dei risultati
  8. Capacità di presentare relazioni

Analisi
La capacità di trovare e sfruttare i dati (quantitativi: numeri, cifre, etc.) per avere informazioni fondate è la prima competenza che un manager deve avere. È necessario avere confidenza con i numeri e con gli strumenti di calcolo necessari: fogli Excel, software di Business Intelligence, etc.

Definizione degli obiettivi 
Il cosiddetto goal setting. Si tratta della capacità di definire degli obiettivi in base alla fotografia emersa dall’analisi (ne ho anche parlato qui). Avendo una chiara fotografia della situazione (impossibile da avere senza aver fatto un’analisi puntuale sui dati) è necessario saper fissare obiettivi realistici e stimolanti (S.M.A.R.T.).

Pianificazione strategica
Con questi paroloni s’intende la capacità di definire con precisione il proprio target e la segmentazione di mercato ottimale. Inoltre fa parte della Pianificazione Strategica l’identificazione delle strategie di vendita e dei vantaggi competitivi espressi attraverso la Unique Selling Proposition. Nella PS si tratta di definire più precisamente possibile le linee guida per raggiungere gli obiettivi fissati nella fase precedente. Ovviamente ci troveremo ad avere diverse strategie (e quindi piani strategici) a seconda dei diversi mercati o nicchie che affrontiamo.

Key Performance Indicator
Per KPI s’intendono gli indicatori chiave di performance. Essendo chiave devono essere necessariamente pochi ed estremamente rilevanti. A questi è necessario poter accedere in tempi rapidi e frequentemente perché grazie a questi ci si può rendere conto se strategia e tattica attuate sono efficaci o se vanno aggiustate con interventi ad hoc (come avviene praticamente sempre).

Pianificazione operativa
La Pianificazione Operativa è la trasposizione pratica/quotidiana del Piano Strategico, e consiste nella capacità di assegnare i task alle persone più adeguate, specificando gli obiettivi e le tempistiche affinché la risorsa possa esprimere il proprio meglio. In questo caso la competenza sta nell’orchestrare con maestria le attività che andranno a comporre il processo che a sua volta andrà monitorato attraverso i KPI affinché porti i risultati attesi (definiti in dopo l’analisi).

Gestione della squadra
Questo è forse l’aspetto più facile da fraintendere. Si tratta di scegliere e far crescere le persone all’interno della squadra, metterle in condizione di dare il meglio attraverso continui stimoli e confronti. Gestire la squadra attivamente vuol dire preoccuparsi delle competenze e della formazione di ognuno dei suoi membri affinché questi insieme portino valore all’organizzazione attuando con efficacemente d efficientemente il Piano Operativo. Almeno una volta all’anno un buon manager dovrebbe organizzare dei feedback con il suo team verificando i risultati delle azioni e la gestione dei task affidati. Non dobbiamo comunque dimenticare che il fattore motivazionale passa da logiche inaspettate, dalla concessione delle ferie al fatto di ricordarsi del compleanno del figli/a, così come dal coinvolgimento delle persone nelle fasi più strategiche.

Monitoraggio dei risultati
Non si intende la lettura del bilancio. Si tratta di verificare se i risultati intermedi (possono essere giornalieri, settimanali, mensili o trimestrali, dipende dal business) attraverso i KPI definiti in partenza. Se il nostro business fosse una gara di automobilismo potremmo parlare della verità del tempo al giro e dei singoli parziali. Lo scopo del monitoraggio è verificare che la strategia stia producendo i risultati attesi ed eventualmente far capire dove intervenire.

Presentare relazioni, piani e idee
Management vuol dire padroneggiare la lingua scritta e parlata. Vuol dir sapere presentare un piano scritto, dei report e delle presentazioni. Senza documentazione scritta non stiamo parlando di management, bensì di improvvisazione. Un buon manager deve avere il coraggio di mettere per iscritto quali sono propri obiettivi e deve permettere la misurazione della propria performance. Saper rendicontare per iscritto delle attività svolte e saper prenotare idee, visioni o strategia cercando di trasmettere il valore delle proprie proposte con numeri e analisi sono doti rare, ma necessarie se si vuole essere un manager.

Conclusioni
È da mesi – forse anni – che mi ronza per la testa un post nel quale avrei voluto sintetizzare  il concetto per me più rappresentativo di management. Ogni volta che ho provato a stendere qualche parola al riguardot mi sono scontrato con definizioni e problemi accademici che portavano l’articolo ad un concettualismo inutile e che poco ha a che fare con il management reale.

Successivamente ho tentato di uscire da questo impasse pensando agli strumenti utili al manager per attuare la propria managerialità e questo ha aperto la strada ad una chiave di lettura che mi ha permesso di scrivere finalmente il pezzo che hai letto; alcuni giorni fa ho pensato che essere un manager è innanzitutto una questione di competenze, non di ruolo né di compenso. Essere manager – secondo me – vuol dire avere competenze manageriali e applicarle quotidianamente. Una volta abbracciata la chiave di lettura attraverso le competenze il gioco è stato facile: ho semplicemente dovuto ricostruire il percorso, il ciclo di vita di un piano razionale basato su evidenze e dati sulla base di ciò che ho studiato e letto, ma soprattutto vissuto negli ultimi 10 anni.

Ringrazio Domenico, amico innanzitutto ma anche compagno di studi, per i preziosi suggerimenti che mi hanno permesso di integrare il mio articolo iniziale!

Spero inoltre che questa veloce riflessione non esaustiva sia utile a te o a qualche tuo collega con la quale vorrai condividerla e ti ringrazio per aver dedicato alcuni minuti del tuo prezioso tempo alla lettura del mio post.

Il tempo e il cambiamento

Riccardo Scandellari scrive

L’inclinazione naturale di una persona a far bene una certa attività, potrebbe, in questo momento storico, non essere il fattore determinante ai fini del raggiungimento dei propri obiettivi

Il rapido cambiamento che stiamo vivendo e di fronte al quale vediamo molti capitolare, sta valorizzando la versatilità, e lo farà sempre di più. Versatilità intesa come capacità di agire/reagire in maniera diversa alle situazioni.

Ricordo che nelle presentazioni che preparavo nel 2007-2008 chiudevo sempre i miei interventi con una citazione di Jean Paul Getty

In times of rapid changes your experience could be your worst enemy

Negli anni abbiamo capito che coloro che ci parlavano di Change Management non si riferivano ad un insieme di competenze da mettere in campo negli anni della crisi, bensì di una predisposizione al cambiamento da acquisire nel nostro patrimonio genetico professionale. A proposito di change management ti consiglio il mio post di luglio L’irreversibile magia del cambiamento.

Il grande insegnamento degli ultimi anni è stato proprio questo: non esistono strutture universalmente efficaci. Essere versatili vuol dire saper applicare una diversa struttura ad ogni diversa situazione. La versatilità di cui parla Skande vive di competenze, di continua ricerca e formazione. Il modo in cui viviamo il mondo che ci circonda va a sua volta ri-strutturato attraverso filtri cognitivi diversi.

Proprio alcuni giorni fa leggevo su LinkedIn Pulse un articolo intitolato The Business of a CEO is not to do Business. Si tratta oggi di orientare le proprie competenze verso la forma dei problemi. Un’organizzazione che non sappia mutare di fronte al variare dell’ambiente in cui vive è destinata a soccombere, è solo una questione di tempo. La figura dell’imprenditore oggi più di ieri è legata all’immagine del coach che scende in campo per segnare, ma mette in atto la formazione e gli schemi migliori che portano la squadra a segnare.

Il tuo futuro, e di chi ti circonda se sei a capo di un’organizzazione, lo decidi ora grazie a:

  1. Competenze
  2. Resilienza
  3. Curiosità

Investire tempo ed energie per ampliare, affinare e accrescere queste tre componenti della tua vita è l’unico modo per creare la tua competitività futura.

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I 5 fattori chiave per la riuscita del progetto

Ogni volta che si dia il via ad un progetto è insito il rischio di fallimento. Quello che puoi fare per diminuire questo rischio è assicurarti di partire con il piede giusto. Ogni progetto è una questione a sé, mercati diversi, concorrenti diversi, dinamiche e scenari differenti. Ma sotto alcuni aspetti tutti i progetti sono accomunati da alcuni fattori:

  1. Un’analisi
  2. Uno o più obiettivi
  3. Una serie di azioni coordinate da un piano per raggiungere lo/gli obiettivo/i
  4. Un risultato (raggiungimento o meno del/degli obiettivi)

Affinché gli sforzi si traducano nel raggiungimento dell’obiettivo servono 5 fattori ben precisi.

1. Budget
Senza soldi non si va da nessuna parte. Il 99% dei progetti ha bisogno di essere finanziato per stare in piedi. Perché? Perché tutto ha un costo. Il nostro tempo, le risorse delle quali necessitiamo per portare aventi le attività, i materiali o le consulenze… La lista è lunghissima. Non avere un budget è probabilmente il metodo migliore per evitare di raggiungere il risultato sperato.

2. Competenze Specifiche
Starai pensando che alla fine vado sempre a parare qui. È vero! Senza competenze non vai da nessuna parte. Meno competenze possiedi, maggior budget ti servirà per assumere chi le competenze le ha veramente. Senza il “saper fare” le attività pianificate dal progetto saranno tentativi più o meno maldestri di fare qualcosa che in realtà non si sa bene cosa sia. Se il mo progetto prevede la costruzione di una casa dovrò avere competenze in ambito edile, impiantistico etc. affinché il risultato sia quello sperato. Così come se il mo progetto consiste nello studiare un nuovo menu per il mio ristorante dovrò avere competenze culinarie e di contabilità analitica per poter offrire ottimi piatti con marginalità interessanti.

3. Competenze Gestionali
Cosa vuol dire avere struttura? Per struttura intendo metodologia. Saper strutturare un progetto significa orchestrare le attività in base alle competenze del team in un processo ben definito che porti al raggiungimento di uno o più risultati. Saper lavorare a progetto è una competenza non da poco. Quante volte ti è capitato di vedere progetti per lo sviluppo di un nuovo prodotto mai messi per iscritto o senza studio di mercato e identificazione dei bisogni del cliente? Progetti del genere non sono progetti: sono tentativi spesso riusciti di buttare via soldi e tempo. Un progetto deve pianificare, e non c’è pianificazione che non vada messa per iscritto. Un piano necessita spesso di diverse fasi al termine delle quali si tirano le somme per andare avanti (milestones), se queste sono sono mentali nella testa di un improvvisato project manger allora c#è qualcosa che non va.

4. Perseveranza
La perseveranza è tutto. Si possono avere master e lauree, ma se non si ha la perseveranza non si va molto lontano. La perseveranza è quella forza che nei momenti più bui in mezzo a mille difficoltà ti fa dire: “aspetta un attimo, ce la posso fare”! Parliamo di un atteggiamento mentale che ci spinge da dentro a superare le difficoltà anziché arrendersi. Di questo particolare aspetto ne ho parlato nel mio post sulla resilienza ovvero la capacità di mantenere la motivazione anche durante periodi di tempo prolungati.

5. Tempo
Il fattore tempo è uno di quegli aspetti ai quali nessuno pone mai troppa attenzione, ma è determinante. Il tempo non lo puoi acquistare. Non è neppure un fattore se vogliamo ben vedere, bensì una dimensione nella quale il progetto trova il suo essere. Senza una finestra di tempo di tempo adeguata nessun progetto potrà mai trovare successo. A me è capitato un paio di volte di parlare con persone che volevano iniziare un progetto di Social Media Marketing e ottenere risultati in due settimane o un mese. Più il progetto è strategico e maggiore è il tempo di cui abbiamo bisogno per ottenere i risultati previsti.

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Cosa sono le competenze?

Nei miei post parlo sempre spesso di competenze. ho sostenuto e sostengo ancora, che avere le competenze acquisire competenze e migliorare quelle che già si possiedono sia l’unica strada per raggiungere nostri obiettivi lavorativi. In molti si riempiono la bocca con questi paroloni, ma in buona sostanza, quando parliamo di conoscenze di cosa stiamo parlando?

Esistono molte accezioni della parola competenza che rendono quindi impossibile una definizione univoca del termine. A noi fortunatamente interessa rimanere nell’ambito manageriale. Ogni ambito di competenza avrà al proprio interno tutta una fila di professionisti competenti. Ma per essere appunto competenti questi professionisti dovranno possedere due caratteristiche fondamentali:

Conoscenza
Senza conoscenza non c’è competenza, mettitela via. Questo vuol dire, in ambito manageriale Formazione Continua e fare esperienza, continuamente. Il sapere è fatto di concetti acquisibili solo attraverso lo studio e l’esperienza (ricordate Kant?). Sottolineo che non è sufficiente studiare o fare esperienza. Servono entrambi per avere un costante confronto con l’esterno. Conoscere attraverso studio e esperienza , attraverso il confronto per poter padroneggiare nozioni utili.

Applicazione
Saper applicare queste nozioni al lavoro quotidiano strutturando le attività in processi è ciò che ci manca per poter parlare infine di competenze. Saper applicare non è altro che adattare la teoria alla pratica, saper inserire concetti in contesti no concettuali. Far dialogare i principi con l’esperienza in un orizzonte dinamico.

Saper tradurre in azioni e progetti le nozioni acquisite, tenendo conto delle contingenze e delle peculiarità del caso vuol dire essere competenti.

Facciamo un esempio banale. Io so cos’è il Social Media Marketing, ovvero quella disciplina che si occupa di tutte quelle attività aventi come fine l’utilizzo dei social media come strumenti di marketing al servizio di organizzazioni o individui. Il fatto che io lo sappia non vuol dire che sia anche in grado di preparare un progetto per un’azienda che attraverso questi nuovi media vuole far crescere un segmento di mercato fino ad oggi trascurato. Allo stesso modo posso sapere a memoria la ricetta per preparare i canederli, ma da qui a saperli fare c’è una bella differenza.

Avere competenze vuol dire sapere e saper fare, avere una profonda conoscenza teorica dei principi e delle norme che regolano un certo ambito e saper tradurre queste regole e norme in azioni aventi come finalità obiettivi chiari e definiti. Alla luce di questo per definirsi competenti serve porsi due domande:

  1. Ho profonda conoscenza delle nozioni e dei principi che regolano questa disciplina?
  2. So tradurre queste nozioni in attività che portino valore alla mia azienda/organizzazione?

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Lo spirito imprenditoriale è fatto di squadra

Perché l’imprenditore – che non è l’affarista – usa il denaro non per il potere, ma per realizzare le proprie idee. È pronto al sacrificio e ama il rischio e il cambiamento. È ottimista, fiducioso, responsabile e altruista.

Così scrive Daniele Barbone nel suo Runner si diventa: dall’ufficio al deserto, il libro uscito quest’anno, dove racconta di come in sei anni sia passato dal correre intorno al proprio isolato (finendo il giro con il fiatone) fino a correre la 100 km del Sahara.

Cosa c’entra questo con lo spirito imprenditoriale?
Tutto! Leggete il libro di Daniele, che è imprenditore oltre che runner, e capirete.

Oggi abbiamo bisogno di imprenditori. Abbiamo bisogno di sognatori che grazie a team costruiti intorno al loro sogno realizzino progetti per il nostro domani. Ciò che un imprenditore non deve dimenticare è infatti il team, il luogo delle competenze.

Il successo dell’individuo è in realtà frutto del lavoro di un microcosmo che si muove verso lo stesso obiettivo

scrive Daniele e come dargli torto? Ogni azienda gira se il il proprio microcosmo, il team, pedala nella medesima direzione. Avete mai provato ad andare in canoa con quello seduto dietro di voi che rema al contrario?

Il team è il luogo delle competenze, ho scritto poco sopra. ma è anche il luogo dove nascono le idee in fase di brainstorming e dove successivamente le idee si strutturano in progetto. Non capire le dinamiche di sviluppo e degli strumenti del team vuol dire non dare spazio a tutte le sue potenzialità.

È nel team che le competenze diventano impresa se alla guida c’è un imprenditore con un progetto. Facendo una facile metafora potremmo dire che:

  1. Il Team è l’auto
  2. Le Competenze sono la benzina
  3. Il Progetto è la strada
  4. L’Imprenditore è il pilota

Quindi é intorno a questi quattro punti fondamentali che si concentra tutto. Trascurarne uno metterebbe a dura prova la riuscita del business, pensate ad un team senza competenze o senza un progetto da seguire. tutto sarebbe affidato al caso.

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Debranding: non diventare un Brand, resta una persona

Uno degli effetti della Social Web Revolution, avvenuta grazie all’avvento dei social network e del web 2.0, è l’aver dato visibilità a decine se non centinaia di Freelance che hanno potuto mettere in mostra le proprie competenze e creare intorno a sé piccole o grandi community di interessati.

L’errore fondamentale nel quale molti guru sono incappati è quello di confondere il ruolo del narratore e del protagonista nel corporate storytelling di grandi aziende e professionisti. Si tratta di un errore per lo più formale e non certo sostanziale, ma ci tengo a sottolineare la differenza tra i due aspetti.

La forza del web è l’abbattimento (quasi totale) delle barriere tra i piccoli professionisti e le loro comunità, quelli che una volta avremo chiamato segmenti di mercato. La comunicazione era qualcosa presidiata principalmente da grandi Brand verso il mercato di massa (Mass Market, che a parer mio è astrazione vera e propria). Ad oggi ogni piccolo professionista può trovare online un gruppo più o meno ristretto di colleghi e potenziali clienti interessati alle sue competenze (nicchie).

Il trend, in molti casi, è stato quello di suggerire a questi professionisti di diventare un Brand, quando a parer mio la soluzione sta nel muoversi nella direzione opposta. In breve sostengo che non è il professionista a doversi trasformare in Brand, è il Brand a doversi trasformare in persona. Debrandizzare vuol dire in questo caso diventare persona e co-protagonista della storia, oltre che narratore. Vuol dire scendere dal piedistallo e parlare con le persone, trovare una relazione alla pari (nei limiti del possibile) con le persone che ci stanno intorno.

Nell’immaginario popolare, ma anche in realtà se ben vogliamo vedere, l’azienda da più sicurezza al cliente per quanto riguarda presenza di competenze e solidità. In questo caso è sicuramente il Freelance che deve imparare a comunicare se stesso come punto di riferimento, professionista preparato, flessibile e presente. Ma nella ricerca dell’immagine da dare è vero il contrario.

Il professionista sul mercato non dovrà mai e poi mai abbandonare il suo essere persona per essere un Brand. Il trend sempre più evidente dei grandi Brand evoluti è infatti quello di avere un tono confidenziale e personale con i propri utenti e con i concorrenti stessi (avete presente le chiacchierate amichevoli tra Ceres e Carlsberg su Facebook?).

La ricerca di una dimensione personale non deve farsi sovrastare dalla staticità del Brand, il quale è pur sempre un marchio, un qualcosa apposto e statico per definizione. Il marchio è un qualcosa che si frappone tra le persone che lavorano per l’azienda e gli utenti con i quali si vogliono relazionare. Se gli sforzi dei grandi Brand evoluti vanno nella direzione di debrandizzare se stessi, perché il piccolo professionista (già debrandizzato) dovrebbe incorrere in questo errore?

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Formazione e competenze – La Lettura

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Ebbene sì: senza competenze e formazione continua non hai futuro!
In un periodo nel quale essere competitivi è una necessità, dobbiamo pensare che il nostro bagaglio di informazioni potrebbe essere obsoleto già l’anno prossimo. Il mondo si evolve, il mercato sta avendo ormai da anni una metamorfosi mai vista prima (dalle nostre generazioni perlomeno) e ciò vuol dire che se siamo competitivi oggi, l’anno prossimo potremo non esserlo più.

Sì, è vero, esiste Wikipedia ed esistono centinaia di blogger sempre attenti a darci consigli (spesso utili), ma Wiki non ci da competenze, ci da nozioni. Il trucco è saperle tradurre in attività e questo vuol dire avere competenze. Le competenze ci permettono di tradurre le nozioni in attività aventi lo scopo di creare valore per il nostro cliente. È su queste che dobbiamo lavorare, è per queste che dobbiamo leggere, studiare e confrontarci.

Competenze e formazione sono l’unica via per difendersi dall’estinzione. Ripeto un concetto già espresso altre volte: non sto parlando di strumenti. Gli strumenti si evolvono, cambiano, diventano obsoleti. Le persone no. È per questo che mi sono prefisso di dedicare una parte dei miei introiti alla mia formazione (coraggioso eh?).

Affinare le competenze
Ho deciso di orientare i miei sforzi all’approfondimento di competenze che già possiedo attraverso la lettura. L’autoformazione è più difficile di quanto sembri e la gestione del tempo in questo caso è fondamentale.

La sistematicità aiuta sempre e per questo motivo un aiuto potrebbe essere il ritagliarsi 30 minuti al giorno per dedicarsi alla lettura. Se per voi leggere quotidianamente è troppo potete sempre fissarvi un appuntamento settimanale, magari per più di 30 minuti. L’ideale sarebbe comunque uscire dal proprio ufficio e cercare un ambiente rilassante.Avere un occhio fisso sul libro e l’altro sullo schermo del pc non è proprio il massimo.

Ponetevi degli obiettivi, sempre. Un buon obiettivo potrebbe essere quello di leggere un libro al mese. Facendo così avrete sempre sott’occhio la vostra attività e saprete se state facendo bene oppure no.

Scrivete. Preparare modelli di progetti/offerte sulla base di ciò che si è letto, con delle liste di attività ben strutturate e dettagliate è, a parer mio il modo migliore di fissare e rendere fruibili per il futuro le nozioni acquisite. Stendere una bozza di progetto aiuta a poter utilizzare le nuove informazioni acquisite rendendo così spendibili le informazioni acquisite.

Buona lettura 🙂