Report o presentazione?


Quante volte si sente parlare di report presentazioni e magari ci troviamo in difficoltà quando ci viene chiesto di presentare il lavoro svolto?

Facciamo chiarezza sulla differenza tra i due strumenti, perché di strumenti si tratta. Sono strumenti utili a comunicare con i nostri colleghi, e non solo. Perché comunicare? Per rendere conto del lavoro svolto, per proporre un piano d’azione per il futuro, etc.

Che differenza c’è tra i due?

Si parla di presentazione quando si espongono i dati in prima persona, mentre di report se non si è presenti al momento della lettura. I vantaggi della presentazione sono innegabili, si è presenti e quindi si possono intercettare subito domande o perplessità, mentre nel caso del report non possiamo sapere cosa questo ha sortito nel lettore se non attraverso un feedback successivo.

Il supporto

Entrambi gli strumenti hanno bisogno di un supporto, un documento. Nel caso del report lo strumento e il suo supporto coincidono: è esso stesso lo strumento. Nel caso della presentazione invece, il file (Power Point, Keynote o Prezi per dirne alcuni) costituisce un ausilio visivo a ciò che è il discorso che dobbiamo fare. Quindi le componenti nella presentazione sono due: discorso e presentazione a video.

Quando usare entrambe?

Uno strumento non esclude l’altro. Per fare un esempio pratico prendiamo il caso di un Business Plan. Il mio BP sarà con tutta probabilità un report cartaceo di almeno 20/30 pagine se abbastanza dettagliato. Sarà ricco di informazioni, numeri, analisi, proiezioni, tabelle, matrici, etc. Per la maggior parte informazioni inutili da presentare a schermo durante un meeting. Una presentazione serve appunto a presentare i dati più rilevanti in maniera chiara e semplice. Mentre un report può essere letto e riletto con calma a più riprese, la presentazione è hic et nunc, qui ed ora. Il relatore deve far passare una serie (limitata) di informazioni chiave a delle persone.

Imparare ad usare questi strumenti basilari è necessario sia per lavorare in team che per essere convincenti e professionali. Pubblicherò presto degli approfondimenti per muoversi velocemente ed efficacemente  nel mondo dei report e presentazioni.

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