Come si prepara il foglio attività?


In più di un’occasione ho scritto a proposito degli strumenti migliori per comunicare e coordinarsi all’interno di un team. Il foglio attività è uno strumento utile per chi lavora in team, soprattutto quando i team sono, come spesso accade oggi, composti da professionisti localizzati anche a decine di chilometri (o centinaia nel mio caso).

Un foglio attività di questo tipo va aggiornato settimanalmente, ma si possono fare eccezioni sulla base del carico di lavoro. Ci si può trovare il lunedì mattina per pianificare la settimana appena iniziata o il venerdì pomeriggio per pianificare quella successiva. Si tratta di una riunione, quindi si affronta in team e le singole attività vanno concordate tra responsabile del team e responsabile dell’attività. Non ha senso farlo se devono essere attività imposte dal responsabile del team.

Come ogni incontro che non sia un workshop con obiettivi specifici, pure questo tipo di incontri non deve durare più di 1 ora. Se il team è molto numeroso si può valutare di dedicare un’incontro per ogni gruppo di 2 o 3 membri. In questi casi esistono molte alternative da provare. Non spaventatevi se i primi incontri non vanno come previsto, ci vogliono un paio di mesi per ingranare.

Il foglio attività può un semplice a4 (anche più di uno) suddiviso in righe e colonne

Le righe

Ogni riga corrisponde ad una attività. La cosa più difficile per chi non ha una formazione in materia organizzativa o di management è far capire cosa sia un’attività.

Ad esempio esportare il prodotto x in Canada non è un’attività, è un progetto. Gestire il sito e i canali social non è un’attività, è una mansione. Contattare l’export manager Tizio per preparare l’offerta da presentare al nostro possibile cliente canadese è un’attività. Preparare una bozza di offerta da discutere con l’Export manager Tizio durante la telefonata è un’attività. Scrivere il post da pubblicare giovedì sul blog del cliente è un’attività. Un’attività consiste in una serie di azioni volte ad uno scopo.

Le colonne

Io ero solito utilizzare 4 colonne (da destra a sinistra)

  1. Progetto/Area di Lavoro
  2. Attività
  3. Responsabile
  4. Scadenza

Per chi lavora a progetto è forse più facile compilare la prima colonna. va da sé che per ogni progetto si possono avere più righe. Per chi non lavora a progetto è necessario capire che tipo di suddivisione del lavoro attuare. Quella per aree di lavoro è quella che preferisco.

L’Attività va descritta in maniera chiara e inequivocabile, e affidata ad un Responsabile che dovrà portarla a termine entro una Scadenza. Senza identificare responsabili e scadenze non si parla di management, sia ben chiaro. Ogni attività va inserita in un contesto temporale, che nel mio caso è la settimana. Trovo inutile inserire nel foglio attività della settimana 42-2015 un’attività che va svolta entro la settimana 23-2016.

Quando si parla di attività organizzative è necessario capire quali benefici portano. In molti casi la risposta è che è una perdita di tempo. Oltre al fatto che questa NON è una risposta razionale, bisogna comunque rendere conto di quali strumenti alternativi vengono messi in campo. I vantaggi indiscutibili di una gestione di questo tipo sono:

  1. Si ha un contatto razionale con il team. Razionale significa che ha avviene in luoghi e momenti preposti al coordinamento e non in pausa caffè.
  2. Il team leader ha un contatto frequente senza però rubare troppo spazio all’operatività (1 ora alla settimana costituisce il 2,5% del tempo lavorativo settimanale).
  3. Il team leader sa precisamente quali membri del team sono sovraccarichi e quali invece hanno poche mansioni. Si ha una visione chiara e razionale del volume di lavoro del team.
  4. I membri del team hanno settimanalmente una panoramica chiara di quelle che sono le attività da svolgere. Sanno quanti e quali attività viene chieste loro di svolgere.
  5. L’operato dei membri del team è misurabile razionalmente.

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