Tu sai preparare una riunione?


Alcune settimane fa leggevo di un confronto tra il numero di riunioni che contraddistinguono la vita del manager italiano da quello (molto mitizzato) del suo collega d’oltreoceano.

Ciò che mi fa sempre un po’ ridere è la superficialità di alcune analisi. Non è il dato quantitativo a fare la differenza, bensì quello qualitativo. Non è il numero di riunioni a fare la differenza, bensì la qualità della riunione e più precisamente il saper gestire queste tre variabili:

  1. Perché
  2. Quando
  3. Come

Se sai gestire questi tre aspetti sarà difficile perdere tempo organizzando riunioni o perderlo perché non si è saputo organizzarle.

Perché organizzare una riunione?

Se non sai il motivo per il quale stai organizzando una riunione credo che il problema sia chiaro. Ogni riunione deve avere un perché, un motivo che spinge a riunire delle persone portandole via temporaneamente alla propria operatività quotidiana. È necessario sapersi fissare un obiettivo specificandolo nell’invito ai partecipanti e ricordandolo all’inizio dell’incontro.

I professionisti si riuniscono per acquisire e/o condividere informazioni che possono aiutare il proprio o il lavoro del team.

Una riunione può avere molti obiettivi. Ad esempio un incontro per raccogliere idee al fine di strutturare un progetto si svolgerà sotto forma di brain-storming e avrà come obiettivo quello di raccogliere idee e proposte. Diversamente un workshop avrà come obiettivo quello di far acquisire competenze e conoscenze ai partecipanti. Una riunione di coordinamento avrà l’obiettivo di stabilire lo stato avanzamento lavori delle attività di un team e magari di fissare gli le attività future. Una presentazione dovrà invece essere una comunicazione di una o più informazioni da una parte (il presentatore) all’altra (la platea).

Esistono molti tipi di incontri che noi chiamiamo semplicemente riunione, e ognuno di questi deve avere tassativamente un obiettivo ben preciso. Se così non fosse stai facendo qualcosa senza motivo e ciò, nel management è quantomeno problematico.

Quando organizzare una riunione?

Non esiste una regola a proposito, ma sia i team di progetto che team di processo dovrebbero avere dei momenti di confronto abbastanza frequenti (settimanalmente, ogni quindici giorni o una volta al mese). Nel caso di lavoro a progetto esistono le milestones che offrono un’ottima opportunità. Oltre alle riunione routinarie (termine orribile, spero mi perdonerai) esistono quelle stra-ordinarie come quelle per gestire una crisi inaspettata o su come cavalcare un evento di attualità imprevisto a proprio favore.

Come organizzare una riunione?

Ci sono degli accorgimenti che vanno presi nell’organizzare ogni riunione. Ad esempio:

  1. Condividere la tipologia di riunione e il tipo di coinvolgimento che si richiede ad ogni singolo partecipante
  2. Il motivo per il quale si è organizzata e per il quale si sono invitate le singole persone
  3. Un orario di inizio e uno di fine
  4. Un ordine del giorno
  5. Info e documenti (analisi, dati, report) richiesti da ognuno dei presenti

Questo per fare sì che ogni partecipante arrivi a proprio agio, con le idee chiare sul perché ci si riunisce e arrivi preparato con dati e numeri (e non sensazioni) sugli argomenti di cui si discuterà se ci sarà una discussione.

Anche quando chi partecipa non ha una parte attiva nell’incontro, come può essere ad esempio nel caso di una presentazione, è importante che venga messo sempre a proprio agio. Nell’ottica del marketing interno il partecipante alla riunione è un cliente, dobbiamo ottenere il massimo dalla sua partecipazione, che sia la comprensione del messaggio che vogliamo lanciare o che sia un’idea vincente per l’azienda. Avere chiaro in testa l’obiettivo della riunione, condividerlo e pensare a ottenere il meglio dai partecipanti è il principale dovere di chi organizza un’incontro, a tutti i livelli. Un team che non abbia cura dei propri membri non riuscirà a raggiungere il massimo risultato.

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