3 strumenti utili per non perdere il focus


In ogni disciplina, dallo sport allo studio e la vita professionale non fa certo eccezione, la preparazione è tutto. Non basta mai il talento per raggiungere un obiettivo. È sempre necessario prepararsi attraverso una serie di attività.

Il 12 settembre correrò la mia prima mezza maratona e per allora voglio essere preparato. Lunedì 25 maggio ho svolto il primo di 48 allenamenti che mi porteranno a poter correre la mezza di Stoccolma in meno di 2 ore e 15 minuti (spero). 48 allenamenti suddivisi in tre sessioni alla settimana, lavorando con ripetute e lunghi lenti domenicali.

Un tabella da rispettare mi aiuta a non fare il furbo. Così come utilizzare delle check list mi aiuta a preparare riscaldamento e stretching prima di ogni uscita. Calendarizzare i propri impegni e le proprie attività ci rende più conoscenti del tempo che dobbiamo dedicare alle diverse attività del nostro lavoro. Gestire in maniera strutturata il tempo mi permette di risparmiarne moltissimo per scrivere, leggere o passare qualche ora in più con i miei figli.

Ecco i tre strumenti che utilizzo io per essere efficiente in quello che faccio:

1. Calendario Mensile
Ce ne sono a decine, ma io uso iCal sincronizzato con i miei calendari su Google. Ne uso uno per ogni progetto che gestisco o al quale partecipo. Questo diventa uno strumento di condivisione e sincronizzazione con gli altri membri del team, ma mi da allo stesso tempo la possibilità di organizzare le mie attività che non siano nell’immediato. Vi inserisco appuntamenti e scadenze, non attività. Avere una prospettiva mensile nella gestione delle proprie attività è a parer mio un buon orizzonte dal quale partire.

2. Piano Settimanale
La settimana è una delle unità di misura temporali più facili da utilizzare e avere un piano che mi permetta di gestire i miei appuntamenti, le call conference o altri impegni, magari esterni alla mia attività mi permette di gestire il mio tempo in maniera ottimale. Per questo uso una pagina di iCal stampata che riempio il lunedì mattina con le attività presenti nella lista della quale parlo al punto 3.

1. Lista Attività
Questo è il documento per me più importante. È una lista che preparo il lunedì mattina o nel week end. Vi inserisco a penna, nero su bianco (io uso un quaderno, ma potete usare app come Evernote che vanno benissimo) tutte le attività che voglio fare entro la fine settimana successiva (mandare mail, scrivere report, preparare inserzioni ppc o scrivere articoli, etc.). Oltre a scrivere la vera e propria attività inserisco i documenti che devo produrre, come mail report, analisi su excel, business plan, etc.

Man mano che i giorni passano depenno dalla lista le attività svolte e ne aggiungo altre sono subentrate come urgenze. Grazie al confronto con i due calendari, mensile e settimanale, posso capire che attività hanno la precedenze e quando ritagliarmi il tempo per farle. Una ulteriore nota positiva è che dopo qualche mese ci si rende conto di quanto effettivamente si sia lavorato e di quanto poco tempo si sia buttato via in quisquilie.

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