La gestione delle attività inizia offline


380213264741Una persona molto saggia, qualche tempo fa, mi disse: “è ricco chi ha tempo, non chi ha soldi!”

Dato che la mia missione, e non solo mia, è lavorare poco e guadagnare molto, anzi moltissimo, l’ottimizzazione del tempo è diventata una simpatica ossessione 🙂

Saper gestire il proprio tempo aiuta a lavorare meno, ma soprattutto meglio, visto che le nostre giornate le spendiamo compiendo attività spesso poco utili.

Quando ti ritrovi a lavorare 13 ore al giorno cerchi un rimedio a quella che potrebbe essere definita una malattia. Io ho creato un metodo semplice, anzi banale, per riuscire a non perdermi in mille sciocchezze.

Project Management
Il punto di partenza di tutto è il project management. Senza competenze di project management ci ritroveremo a lavorare il doppio del necessario. Solo avendo ben chiaro cosa vogliono dire termini quali attività, milestone e deadline (io preferisco dire scadenza) possiamo organizzarci al meglio. In molti dicono di conoscere il project management, e in molti mi hanno dimostrato di non sapere neppure di cosa si parli. La cosa migliore è leggere qualcosa di semplice al riguardo. A me è piaciuto Il Project Management – Tecniche e Processi, ma sono convinto ve ne siano di più economici e altrettanto utili.

Definire le attività
Per ogni cosa che devo fare, che sia un appuntamento o una riunione, mi chiedo sempre cosa fisicamente devo fare, quale documento devo produrre (nel 90% dei casi se non si deve produrre un documento l’attività è inutile) per i colleghi. Così genero tutta una serie di micro attività che mi aiutano a portare avanti i singoli progetti. Chiedetevi sempre: che cosa posso/devo fare? il frutto del mio lavoro lo presento con un report? o una presentazione? Quali informazioni è utile produrre?

Monitorare le attività
L’arco temporale che prediligo è quello dei sette giorni. Il mio metodo per gestire le attività che dovrò svolgere durante la settimana consiste nel preparare un foglio A4 con pochi semplici campi:

  1. Il numero della settimana alla quale si fa riferimento
  2. Una tabella con 3 colonne per il monitoraggio delle attività
  • La prima colonna la dedico al progetto di riferimento (o al cliente).
  • La seconda colonna mi serve per scrivere l’attività che dovrò svolgere.
  • Nella terza colonna inserisco la scadenza.

Ovviamente ad ogni riga corrisponde un’attività.

Competenze prima che strumenti
Gestire il proprio lavoro non dipende dagli strumenti che si utilizzano, bensì dalle competenze che ci guidano nel loro utilizzo. Se l’idea di utilizzare un foglio di carta e una matita non vi alletta, esistono mille strumenti alternativi per la gestione dei propri flussi di lavoro. Poco importa quale software usiate, l’importante è che funzioni.

Scadenze come se piovesse
Focalizzatevi sempre sulle attività e sulle scadenze, tanto quando il processo lo controllate voi dall’inizio alla fine così come quando siete legati ad attività di altri. Soprattutto in quest’ultimo caso è importantissimo essere concentrati sulle scadenze. Non potete immaginare (o forse sì!) quante persone lavorano senza curarsi di dare scadenze ai colleghi.

Il venerdì pomeriggio, o il lunedì mattina, solitamente mi preoccupo di compilare il foglio, dopo aver verificato l’effettivo adempimento delle attività della settimana appena passata. È importante capire quanto la vostra settimana sarà intensa e quanto tempo vi rimane per attività necessarie e importanti come la contabilità o la formazione.

Se voi usate metodi alternativi suggeriteli qui sotto, nei commenti, che non si ha mai finito di imparare.

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